Per chi
- lavora nel settore social, impazzisce perché si spacca in quattro tutto il giorno ed arriva in fondo alla giornata senza aver combinato nulla
- si distrae facilmente dal lavoro in corso e fatica a riprendere in mano tutte le mezze attività iniziate
- subisce continue interruzioni da parti di terzi (boss, colleghi, familiari) e di conseguenza difficilmente riesce a gestire un lavoro dall’inizio alla fine in un colpo solo
Vi dico la verità. È quasi con imbarazzo che affronto questo articolo. Durante il nostro meeting mensile in cui io ed i miei colleghi definiamo il piano editoriale per il mese a venire, ciascuno di noi propone gli argomenti dei vari post che intende scrivere e poi discutiamo, cambiamo, ragioniamo. E alla fine tiriamo fuori il calendario. A volte succede che qualcuno di noi fa una proposta che incuriosisce addirittura anche i colleghi, e solitamente sono più graditi i trucchi tecnici, app, plug-in fighi e funzioni pratiche nascoste o poco conosciute.
Quando il mese scorso ho proposto un post su come gestire le distrazioni e tenere meglio sotto controllo tutte la attività aperte, la reazione mi ha quasi spaventato.
“Ora voglio vedere proprio che tu ci proponi”.
“Sié, si sa. Non c’è soluzione. Ma se c’è la voglio sapere”.
“Staccare wifi, spegnere il cell, nascondersi – son gli unici”.
Ragazzi, basta organizzarsi
Ora tu mi dirai “Suzi hai scoperto l’acqua calda” o, come si dice dalle mie parti, “you just reinvented the wheel“. Ma aspettate, mi spiego meglio.
Il nostro mondo di oggi è fortemente caotico, spezzettato ed impulsivo. Questo è vero per tutti noi. Per chi lavora nei social (e sicuramente anche in tanti altri settori) questo effetto è semplicemente amplificato proprio per la natura del lavoro, composto di tantissimi piccoli task che richiedono una gestione più o meno in tempo reale senza la possibilità di una grande programmazione.
Di post sulle buone abitudini organizzative ne abbiamo diversi; eccone uno, e poi un altro, ed un altro ancora. Controllate tutta la categoria Metodi! Ma io parlo di un’altra cosa.
Un posto per tutto e tutto al suo posto
Così diceva la mia nonna, e solo ora ho capito che aveva veramente ragione. Io NON riesco mai a fare tutto quello che devo fare in giornata, e SPESSO lascio a metà le cose che non riesco a finire. Ma io SO in quale stato di caos sono. Sono in grado di poter quantificare quel caos e se il mondo dovesse smettere di ruotare per un paio di settimane (stimo che con questo potrei anche mettermi in pari) saprei esattamente quello che devo fare.
Con i ritmi di apertura e chiusura di task, i social media managers non possono assolutamente sperare che la loro povera memoria possa bastare come strumento. Devono circondarsi di più strumenti (la scelta è assolutamente personale) per far sì che OGNI singolo task/richiesta/info/pensiero che sorge durante la giornata abbia un “luogo” dove essere parcheggiato, finché non ci potranno focalizzare la propria attenzione.
La giornata lavorativa del social media manager è basata sulle interruzioni e distrazioni. Diventa una vera competenza saper focalizzare l’attenzione sul task in mano (scrivere il testo di un blog), ed anche essere sempre consci di altri task che nascono di minuto in minuto (un commento negativo su facebook, una domanda su twitter), gestire il flusso di comunicazioni dai colleghi (“mi correggi questo”, “che ne pensi di questo”, “hai visto cos’è successo su tripadvisor al cliente X”) e magari per noi che lavoriamo da casa gestire anche qualche interruzione del tipo domestico.
La sopravvivenza quotidiana dipende dalla capacità di riconoscere tutte le info che stanno arrivando da N fonti diverse, gestire quello che va gestito in tempo reale e “segnare da qualche parte” quello che deve aspettare per avere la vostra attenzione, creando un vero sistema di gestione dei dati in entrata. Ogni input in ogni momento o è gestito subito, o è annotato in un luogo specifico.
Proviamo con qualche esempio
La giornata lavorativa mia inizia con una consultazione del mio calendario google (ogni appuntamento inserito con i dovuti alert). Non solo ho gli appuntamenti miei, ma tutti i giorni ho un appuntamento che si chiama Routine. Contiene una lista di tutte quelle cose che devo fare tutti i giorni, sempre. Ho 11 attività – tengo aperto l’appuntamento del giorno ed inizio con la routine. Via via che faccio ogni task lo cancello dalla lista di quel giorno. Non finisco MAI prima che inizino le interruzioni, ma almeno so quello che ho fatto e quello che non ho fatto. Magari non rivedo quella lista in tutta la giornata. Ma la mattina dopo posso sapere quali attività ho ignorato il giorno prima e partire da quelle. So in quale stato di caos sono.
Le conversazioni con i colleghi (il nostro è un mondo virtuale con qualche centinaio di chilometri fisici che ci separano) sono rigorosamente tenute su google hangout, quindi con conversazioni archiviate e molto facilmente ricercabili. Se eventualmente mi serve un’informazione di cui abbiamo parlato la settimana scorsa, basta cercarla. Magari non so precisamente quale giorno, e nemmeno con quale collega ho parlato. Ma son sicura di poter arrivare velocemente a quell’informazione nel momento in cui mi servirà: basta la ricerca con le parole chiave della conversazione. So in quale stato di caos sono.
(È risaputo che i miei colleghi sono malati di caffè).
Poi ho da gestire gli stagisti. Devo sapere quello che hanno completato, quello che hanno ancora da fare, dove sono in difficoltà e sono fermi. Allora ho lo strumento Asana. Asana è un project manager, ovvero mi permette di assegnare task agli stagisti, vedere quanti sono i loro task aperti, leggere i loro commenti e rispondere, controllare che rispettino le scadenze. A volte mi capita di commentare su un task aperto ma fermo, “ora non posso aiutarti – questo task rimane fermo fino a domani!” e sposto la data di scadenza. Con questo strumento riesco anche a limitare le interruzioni “in diretta” dicendo “aggiornami Asana, poi lo vedo lì”. So in quale stato di caos sono.
Il nostro modus operandi (ognuno a casa sua) significa che la vita privata e la vita lavorativa devono trovare un modo di coesistere in perfetta simbiosi. Lavorando molto nel settore turistico/enogastronomico mi capitano talvolta in mano informazioni che possono essere utili a me personalmente; ad esempio una ricetta perfetta che mi potrebbe servire per il weekend in arrivo. Non è pensabile ricordarmi delle info e andare a cercarle più tardi. Ed ecco Evernote. (Non mi giudicate per quello che mangio…). So in quale stato di caos sono.
Ed infine, mentre i miei colleghi prendono l’ennesimo caffè, magari scendo dalla zona ufficio e vado in cucina per svuotare e far ripartire la lavastoviglie e scopro che manca il detersivo. Ed ecco che ho Out of Milk sul cellulare e posso aggiungere subito le cose che mi mancano così da non pensarci più finché non vado al supermercato. So in quale stato di caos sono.
Questi non sono chiaramente tutti gli strumenti che uso. Giusto un assaggio per spiegarmi meglio. La cosa importante, è che ogni cosa (info, task, idea, richiesta ecc.) ha un posto e va al suo posto. Non vuol dire che viene gestita né subito né entro la scadenza. Ma si sa dov’è. Si sa lo stato di caos!
Non è accettabile né utile nel 2014 lamentarsi delle distrazioni ed interruzioni. Possiamo cambiare il nostro modo di lavorare (ad esempio con Asana) per limitare le interruzioni e possiamo creare sistemi per non perdere mai un’info che non possiamo gestire direttamente.
PS – Si, ho un posto anche dove tengo le cose che non hanno un posto (ci saranno sempre le cose che non hanno un posto). Diciamo una specie di blocco notes. Ma la cosa importante è che si tratta di un blocco notes virtuale (cloud-based) e NON un foglio di carta come si usava nel millennio precedente. Il mio stato di caos è sempre rintracciabile!
