Per chi
-
tiene alla gestione dell ‘immagine aziendale
-
dopo aver letto questo articolo si è detto “voglio anch’io una social media policy”, ma non sa da dove partire
Ogni azienda dovrebbe preoccuparsi di avere una politica aziendale che indica come ci si deve comportare a livello di comunicazione. A maggior ragione quando si parla di social media, mezzi di cui si parla molto, ma che tendenzialmente si conoscono poco. Ma da dove si parte? Proviamo a dare qualche indicazione.
#1 Cultura aziendale
Mentre scriviamo la nostra politica aziendale, non possiamo prescindere dalla caratteristiche dell’azienda. Ogni azienda ha (deve avere) una missione, una visione, uno statuto, una struttura, un’immagine aziendale che si è creata nel tempo, delle competenze, degli obiettivi aziendali, un codice di comportamento (più o meno formale) , un modo di gestire i rapporti… tutte cose che devono essere contemplate nello scrivere la politica aziendale.
#2 Leggi
Ci sono delle leggi e vanno rispettate. La nostra social media policy non può e non deve contravvenire le leggi vigenti. Mi spingo più in là e dico che oltre alle leggi scritte ci sono anche tante regole non scritte (il web ha una sua netiquette) alla quali bisogna decidere se attenersi o meno (nel secondo caso valutando attentamente i rischi). Far rivedere la nostra ad esperti non è una cattiva idea.
#3 Chiarezza
Rispettare le leggi non significa che bisogna usare lo stesso linguaggio fatto di sezioni, articoli, commi e compagnia. La politica aziendale serve all’azienda (sono regole aziendali!) e serve come comunicazione all’esterno. In entrambi i casi è importante che sia comprensibile senza bisogno di un vocabolario o di un traduttore burocratese-italiano.
#4 Regole
Una policy è fatta di regole. Ogni regola può riguardare diritti ed obblighi, ciò che si può fare e ciò che è vietato. Molto meglio parlare di ciò che si può fare. Le frasi “non si può usare il logo aziendale fuori dei canali aziendali” e “il logo può essere usato sui canali aziendali” vogliono dire la stessa cosa, ma l’immagine che si dà è completamente diversa. [Va da sé che questa è un’indicazione generale e se una cosa non deve essere fatta, questo va scritto chiaramente.]
#5 Uso personale e uso aziendale
Uno potrebbe dire che il mio canale social personale è mio e ci faccio quello che mi pare. E avrebbe ragione. Ma a nessuno piace un collega/dipendente/collaboratore che nella sua vita privata fa cose che possono danneggiare la sua professionalità e di conseguenza l’immagine dell’azienda in cui lavora e dei suoi colleghi. Quando scriviamo la nostra policy aziendale ricordiamoci di dare le regole su come si usano i canali aziendali, ma anche indicazioni su un buon uso personale degli stessi canali.
#6 In nome e per conto di…
Una persona che usa un canale di comunicazione aziendale, sta parlando in nome e per conto dell’azienda. Non ce ne dobbiamo mai dimenticare. Nella policy deve essere chiaro che i malumori, la voglia di sfogo, i sentimenti (specialmente quelli negativi) vanno lasciati fuori dall’ambito lavorativo.
#7 Trasparenza e riservatezza
Invitate le persone che sono coinvolte nella vostra comunicazione social ad essere trasparenti (la trasparenza è molto apprezzata sul web), ad esempio specificando chi siamo e a che titolo stiamo parlando. Il che non vuol dire che si possono spiattellare ai 4 venti le informazioni riservate aziendali. Chiarite bene la differenza tra la trasparenza e la riservatezza.
#8 Gestione della policy
Tutto si evolve: dalla cultura aziendale, alle leggi, alle consuetudini, al linguaggio usato. Quando scrivete la policy prevedete anche i tempi e modi della sua revisione. E cercate di coinvolgere tutti.
#9 Formazione
Scrivere la policy è il primo passo, poi va applicata. L’applicazione passa attraverso la formazione interna, in cui è opportuno chiarire il perché della policy, i meccanismi che la regolano, cosa si può e cosa non si può fare. In modo trasparente, secondo le regole che vi siete dati.
#10 Lancio
Se siete bravi, il lancio della vostra policy può diventare un evento aziendale. Potete coinvolgere persone, creare un contest, usare gli stessi canali social per promuoverlo e ricavarne materiale da riutilizzare. Ok, 10 punti bellissimi, ma come si imposta una politica aziendale dei social media? Quali sono i paragrafi, i titoli…? Non esiste un modello standard, ma ci sono tante policy in rete da cui si può prendere spunto. Un paio di esempi sono l’informativa di Nvidia o la policy di Dell, ma di fatto avete la massima libertà espressiva. È ora di mettersi al lavoro. Cercate di coinvolgere il più possibile le persone che lavorano con voi e vedete di tirare fuori un bel documento. E magari segnalatecelo, così che lo possiamo usare come esempio per articoli futuri! 
