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La chat oggigiorno è indispensabile per la buona ed efficiente gestione della comunicazione aziendale. Unisce la possibilità di comunicare in tempo reale (voglio la tua attenzione ora!) con il vantaggio di poter gestire la conversazione in un secondo momento (questo non voglio gestirlo ora, rispondo dopo), come accade con l’email.

Skype

Skype (che appartiene a Microsoft) è uno strumento di comunicazione online con cui è possibile creare chat, call o videocall condivise tra più persone. È anche possibile scambiare file o condividere lo schermo. Skype consente anche di chiamare numeri telefonici di tutto il mondo a costi abbastanza vantaggiosi.

Punti deboli:

• le varie app per tablet e smartphone spesso danno problemi di compatibilità o di rallentamento del device
• la qualità della chiamata voce/video tende a diminuire all’aumentare del numero di utenti (3/4/5 ecc.)

Punti forti:

• è lo strumento per chat professionale più usato attualmente e più diffuso nel mondo
• ha un interfaccia user-friendly e bella da vedere (un’ottima user-experience)
• ha un ottimo sistema di notifica dei messaggi e delle chiamate in arrivo – difficilmente si perde una comunicazione

Come si usa?

Si scarica il software direttamente dal sito di Skype. Una volta installato il programma sul pc, bisogna creare un account. È molto semplice – Skype ci fornisce passo passo tutte le indicazioni utili.

Una volta installato, bisogna aggiungere i contatti, che si possono anche importare dagli indirizzi di posta elettronica, oppure accettare le richieste di contatto che ci vengono inoltrate. Dopodiché è possibile anche cambiare il nome utente con un nome scelto da noi per quel determinato contatto – per esempio se un contatto si è registrato con il nome GattoBello, possiamo cambiarlo in Mario Rossi (o qualsiasi altro nome) che vediamo solo noi.

Una volta ottenuto il contatto sarà sufficiente cliccare sull’utente e ci appariranno le opzioni per chiamare, videochiamare o scrivere. Ecco come apparirà lo schermo durante la chiamata

Per chiamare o video chiamare è necessario avere un dispositivo adatto (cuffie con microfono e webcam, se non sono già integrate con il nostro pc).

Una volta installato, skype rimane aperto sulla barra in basso del pc. Possiamo selezionare se essere visibili, invisibili, occupati e altre opzioni che ci permetteranno di essere contattati o meno dalle persone che abbiamo in elenco.

Non è possibile chiamare o inviare messaggi agli altri utenti senza averli prima aggiunti alla lista dei nostri contatti.

Capita talvolta di essere contattati da persone che non conosciamo e che vogliono chattare. È possibile bloccare l’utente e vietare che ci possa contattare ulteriormente.

Gtalk

Google mette a disposizione uno strumento per comunicare online. Fa essenzialmente le stesse cose di Skype, ma con due vantaggi

• non richiede l’installazione di un client sul computer (ovvero,non dobbiamo scaricare niente!)
• è integrato con tutti gli altri strumenti Google, in particolare Drive e Docs

Come si usa?

Per iniziare basta accedere dal nostro account di gmail (se ancora non lo abbiamo, apriamolo!)

Gtalk importerà tutti i contatti che abbiamo, visualizzando in alto quelli che sono online e con cui comunichiamo più spesso.

Gli atri utenti che sono registrati al servizio possono richiederci di essere aggiunti e noi possiamo fare altrettanto. Il pallino colorato indica lo stato dell’utente: verde per disponibile, grigio per offline, arancio per assente e rosso per occupato.

Il funzionamento è simile a quello di Skype. Possiamo personalizzare il nostro account, decidere il nostro stato di disponibilità, decidere se salvare le chat su gmail oppure no (opzione davvero utile perché rende le chat visibili nelle nostre ricerche email).

Anche l’opzione di chiamata appare nella finestra principale ed è molto intuitiva – l’immagine di un videocamera. Funziona benissimo anche da smartphone.

Punti deboli:

• un’interfaccia non particolarmente bella da vedere
• notifiche non molto visibili – può capitare di perdere l’avviso di una conversazione (per ovviare a questo è possibile installare sul PC il programma Gtalk)

Punti forti:

• non necessariamente dobbiamo scaricare un software (come detto possiamo chattare dal nostro gmail)
• una ricerca per le parole “prezzi cliente ABC” nel nostro account gmail troverà sia le email, sia le chat contenenti quelle parole – davvero utile!
• facile da usare anche da altri devices (tablet e smart phone)

Ci sono anche altri strumenti disponibili, ma i più usati in assoluto sono questi due.

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